Retourbeleid

Laatst bijgewerkt:

Inleiding

Dit retourbeleid beschrijft de voorwaarden voor annulering, wijziging en restitutie van onze diensten. Wij begrijpen dat omstandigheden kunnen veranderen en streven ernaar om flexibel en eerlijk om te gaan met annuleringen en wijzigingen. Dit beleid is ontworpen om zowel de belangen van klanten als onze bedrijfsvoering te beschermen.

Door gebruik te maken van onze diensten, gaat u akkoord met dit retourbeleid. Wij raden u aan dit beleid zorgvuldig te lezen voordat u een opdracht bevestigt.

Annuleringsbeleid

Wij begrijpen volledig dat omstandigheden kunnen veranderen en dat het soms nodig kan zijn om een geboekte opdracht te annuleren. Wij behandelen alle annuleringsverzoeken met respect en streven naar een eerlijke oplossing voor beide partijen.

Hoe te annuleren

Annuleringen dienen schriftelijk te worden doorgegeven via:

• Ons contactformulier
• E-mail naar support@glaxyrondhol.cv
• Schriftelijke bevestiging per post (aanbevolen voor belangrijke opdrachten)

Bij telefonische annuleringen vragen wij om een schriftelijke bevestiging binnen 24 uur. Annuleringen zijn alleen geldig nadat wij deze schriftelijk hebben bevestigd.

Annuleringsvoorwaarden en restitutie

De restitutie is afhankelijk van het moment van annulering ten opzichte van de geplande datum van het evenement. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

Meer dan 30 dagen voor het evenement

• Restitutie: 90% van het betaalde bedrag wordt gerestitueerd
• Reden: 10% administratiekosten en mogelijk gemaakte kosten voor eerste voorbereidingen
• Verwerkingstijd: Restitutie wordt verwerkt binnen 14 werkdagen na bevestiging van de annulering

14-30 dagen voor het evenement

• Restitutie: 50% van het betaalde bedrag wordt gerestitueerd
• Reden: Aanzienlijke voorbereidingskosten zijn al gemaakt, materialen kunnen al zijn besteld, en planning is in volle gang
• Verwerkingstijd: Restitutie wordt verwerkt binnen 14 werkdagen na bevestiging van de annulering

7-14 dagen voor het evenement

• Restitutie: 25% van het betaalde bedrag wordt gerestitueerd
• Reden: De meeste materialen zijn besteld, personeel is ingepland, en veel voorbereidingswerk is voltooid
• Verwerkingstijd: Restitutie wordt verwerkt binnen 14 werkdagen na bevestiging van de annulering

Minder dan 7 dagen voor het evenement

• Restitutie: Geen restitutie mogelijk
• Reden: Alle kosten zijn gemaakt, materialen zijn besteld en mogelijk al bezorgd, personeel is ingepland, en er is geen tijd om alternatieve inkomsten te genereren
• Uitzondering: In geval van bewezen omstandigheden van overmacht (zie onderstaande sectie) kunnen wij uitzonderingen maken

Speciale omstandigheden

In geval van bijzondere omstandigheden kunnen wij flexibeler zijn met ons annuleringsbeleid. Neem contact met ons op als u te maken heeft met:

• Ernstige ziekte of overlijden in de directe familie
• Natuurrampen of extreme weersomstandigheden
• Onvoorziene medische noodgevallen
• Andere omstandigheden die buiten uw controle liggen

Wij zullen elk verzoek individueel beoordelen en streven naar een eerlijke oplossing.

Wijzigingen in opdrachten

Wij begrijpen dat u tijdens het planningsproces mogelijk wijzigingen wilt aanbrengen in uw oorspronkelijke opdracht. Wij doen ons best om flexibel te zijn en uw wensen te accommoderen.

Wijzigingsvoorwaarden

Wijzigingen in de overeengekomen diensten zijn mogelijk onder de volgende voorwaarden:

Meer dan 14 dagen voor het evenement

• Wijzigingen kunnen doorgaans worden doorgevoerd zonder extra kosten, onder voorbehoud van beschikbaarheid
• Significante wijzigingen kunnen aanvullende kosten met zich meebrengen, die vooraf zullen worden gecommuniceerd
• Alle wijzigingen dienen schriftelijk te worden bevestigd door beide partijen

7-14 dagen voor het evenement

• Wijzigingen zijn mogelijk, maar kunnen extra kosten met zich meebrengen voor het opnieuw plannen en bestellen van materialen
• Sommige wijzigingen kunnen niet meer mogelijk zijn vanwege al geplaatste bestellingen
• Wij zullen u op de hoogte stellen van de haalbaarheid en eventuele extra kosten

Minder dan 7 dagen voor het evenement

• Wijzigingen zijn zeer beperkt mogelijk en kunnen aanzienlijke extra kosten met zich meebrengen
• Veel wijzigingen zijn niet meer mogelijk vanwege bestellingen, planning en voorbereidingswerk
• Wij zullen per geval beoordelen wat nog mogelijk is

Wijzigingsprocedure

Voor wijzigingen dient u:

• Contact met ons op te nemen via ons contactformulier of e-mail
• De gewenste wijzigingen duidelijk te beschrijven
• Schriftelijke bevestiging van de wijzigingen te ontvangen van onze kant
• Eventuele aanvullende kosten te accepteren en te betalen

Wijzigingen worden alleen bindend na schriftelijke bevestiging door beide partijen.

Kwaliteitsgarantie en klachten

Wij streven ernaar om onze diensten op het hoogste niveau te leveren en zijn trots op de kwaliteit van ons werk. Toch begrijpen wij dat er situaties kunnen zijn waarin u niet volledig tevreden bent met de geleverde diensten.

Kwaliteitsgarantie

Wij garanderen dat:

• Alle diensten worden geleverd volgens de overeengekomen specificaties
• Materialen en producten van goede kwaliteit zijn
• Personeel professioneel en vriendelijk is
• Installatie en opbouw correct en veilig worden uitgevoerd

Klachtenprocedure

Indien u niet tevreden bent met de geleverde diensten, dient u:

1. Binnen 48 uur na afronding: Contact met ons opnemen om het probleem te melden
2. Documentatie verstrekken: Foto's of andere bewijsstukken van het probleem
3. Beschrijving: Een duidelijke beschrijving van wat er niet naar verwachting is
4. Wachten op beoordeling: Wij beoordelen uw klacht binnen 5 werkdagen

Oplossingen

Na beoordeling van uw klacht zullen wij een passende oplossing aanbieden, afhankelijk van de aard en ernst van het probleem:

• Correctie: Herstel of aanpassing van het probleem zonder extra kosten
• Gedeeltelijke restitutie: Restitutie van een deel van het betaalde bedrag
• Voucher: Een tegoedbon voor toekomstige diensten
• Geen actie: Indien de klacht niet gerechtvaardigd is of buiten onze controle valt

Wij zullen redelijke inspanningen leveren om eventuele problemen op te lossen, maar dit geeft geen automatisch recht op volledige restitutie, vooral niet als het probleem het gevolg is van omstandigheden buiten onze controle of onrealistische verwachtingen.

Niet-afdwingbare garanties

Wij garanderen niet dat:

• Resultaten exact overeenkomen met referenties of voorbeelden (deze zijn indicatief)
• Weersomstandigheden of andere externe factoren geen invloed hebben op het resultaat
• Alle materialen voor onbepaalde tijd behouden blijven (natuurlijke materialen kunnen verwelken)
• Gedrag van gasten of andere derden binnen onze controle valt

Schade en verlies

Klanten zijn verantwoordelijk voor eventuele schade aan of verlies van geleverde decoratieve elementen tijdens de periode dat deze onder hun verantwoordelijkheid vallen.

Verantwoordelijkheidsperiode

De verantwoordelijkheid voor geleverde items begint:

• Vanaf het moment dat items op locatie zijn geïnstalleerd of afgeleverd
• Tot het moment dat wij de items weer ophalen na het evenement

Indien items langer op locatie blijven dan overeengekomen, loopt de verantwoordelijkheid door tot daadwerkelijke ophaling.

Schadevergoeding

Bij schade of verlies:

• Schadekosten zullen in rekening worden gebracht op basis van de werkelijke vervangingswaarde
• Wij zullen een gedetailleerde factuur verstrekken voor de schade
• Betaling dient plaats te vinden binnen 14 dagen na factuurdatum
• Normale slijtage wordt niet in rekening gebracht

Voorkomen van schade

Wij raden u aan om:

• Gasten te informeren over het respectvol behandelen van decoraties
• Toezicht te houden tijdens het evenement
• Eventuele problemen onmiddellijk te melden
• Foto's te maken van de oorspronkelijke staat voor referentie

Force majeure en onvoorziene omstandigheden

Bij omstandigheden van overmacht of onvoorziene gebeurtenissen die buiten onze redelijke controle liggen, kunnen wij ons genoodzaakt zien om diensten aan te passen of te annuleren.

Force majeure situaties

Voorbeelden van force majeure omvatten maar zijn niet beperkt tot:

• Natuurrampen (overstromingen, stormen, aardbevingen)
• Extreme weersomstandigheden die reizen of installatie onmogelijk maken
• Pandemieën, epidemieën of gezondheidscrises
• Ernstige ziekte of ongeval van personeel
• Oorlog, terrorisme, rellen of burgerlijke onrust
• Stakingen, lock-outs of andere arbeidsconflicten
• Technische storingen of hackersaanvallen
• Wijzigingen in wetgeving die dienstverlening onmogelijk maken
• Onverwacht verlies of diefstal van materialen of apparatuur

Onze verplichtingen bij force majeure

In geval van force majeure:

• Wij zullen u zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen van de situatie
• Wij zullen ons best doen om alternatieve oplossingen te vinden
• Indien mogelijk, proberen wij een alternatieve datum of oplossing te bieden
• Restitutie wordt behandeld op basis van reeds gemaakte kosten
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade als gevolg van force majeure

Klant force majeure

Indien u te maken heeft met force majeure omstandigheden:

• Neem zo spoedig mogelijk contact met ons op
• Verstrek indien mogelijk documentatie van de omstandigheden
• Wij zullen uw situatie individueel beoordelen
• Wij kunnen flexibeler zijn met annuleringsvoorwaarden

Betalingen en restituties

Alle betalingen dienen te worden voldaan volgens de voorwaarden vastgelegd in de overeenkomst.

Betalingsvoorwaarden

• Aanbetaling: Meestal 50% van het totaalbedrag bij bevestiging
• Eindbetaling: Resterende 50% voor of op de dag van het evenement
• Betalingswijze: Bankoverschrijving, creditcard, of andere overeengekomen methoden
• Betalingstermijn: Volgens overeengekomen voorwaarden, meestal 14 dagen

Restitutieprocedure

Restituties worden verwerkt volgens de volgende procedure:

1. Schriftelijke bevestiging van annulering door beide partijen
2. Berekening van restitutiebedrag volgens annuleringsvoorwaarden
3. Verwerking binnen 14 werkdagen na bevestiging
4. Restitutie via dezelfde betaalmethode als originele betaling
5. Bevestiging per e-mail zodra restitutie is verwerkt

Vertraging in betaling

Bij vertraging in betaling:

• Wij kunnen rente in rekening brengen volgens de toepasselijke wetgeving
• Incassokosten kunnen in rekening worden gebracht
• Wij kunnen dienstverlening opschorten tot betaling is ontvangen
• Voor commerciële klanten kunnen wij een incassobureau inschakelen

Herboekingsbeleid

In plaats van annulering kunt u ook overwegen om uw evenement naar een andere datum te verplaatsen.

Herboekingsvoorwaarden

• Meer dan 30 dagen voor evenement: Meestal mogelijk zonder extra kosten, onder voorbehoud van beschikbaarheid
• 14-30 dagen voor evenement: Mogelijk met mogelijke extra kosten voor herplanning
• Minder dan 14 dagen: Zeer beperkt mogelijk, meestal niet haalbaar

Herboeken naar een nieuwe datum kan een betere oplossing zijn dan annulering, vooral voor laat ingediende verzoeken. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Contact en ondersteuning

Voor vragen over ons retourbeleid, het aanvragen van een annulering, het doorgeven van wijzigingen, of het indienen van een klacht, kunt u op elk moment contact met ons opnemen. Wij staan klaar om u te helpen en streven ernaar om alle verzoeken binnen 48 uur te beantwoorden.

U kunt contact met ons opnemen via:

• Ons contactformulier
• E-mail: support@glaxyrondhol.cv
• Telefoon: +31 6 4829 3174
• Post: Lindengracht 72, 1015 KK Amsterdam, Nederland

Voor dringende zaken kunt u ook telefonisch contact opnemen. Wij behandelen alle verzoeken met respect en streven naar een eerlijke en snelle oplossing.

Wijzigingen in dit beleid

Wij behouden ons het recht voor om dit retourbeleid van tijd tot tijd bij te werken om te reflecteren op wijzigingen in onze praktijken, wettelijke vereisten, of om andere redenen. Wijzigingen worden effectief zodra zij op deze pagina worden gepubliceerd.

Voor belangrijke wijzigingen kunnen wij u informeren via e-mail of een melding op de website. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Het beleid dat van toepassing is op uw opdracht is het beleid dat geldig was op het moment van bevestiging van uw opdracht, tenzij beide partijen anders overeenkomen.